Софтуерен инструмент или истински отдел: разликата
Все по-често виждате реклами на софтуерни програми, които обещават сами да управляват целия Ви маркетинг или администрация. На хартия звучи привлекателно. В реалността много собственици на бизнес купуват такъв абонамент и скоро установяват, че нищо не се е променило.
Защо се получава така и по какво нашият подход е различен?
1. Каква е разликата между програма и управляван отдел?
Купувате абонамент за програма, но настройките и ежедневната работа с нея остават за Вас. Трябва да разучите упътването, да подберете материалите и сами да я пускате. Когато денят Ви е пълен с клиентски срещи или спешни задачи, програмата остава неизползвана, а абонаментът продължава да тече.
Масовите инструменти не познават Вашия конкретен бизнес. Те генерират общи текстове на неестествен, машинен език, който си личи отдалеч, и Ви карат да губите време в пренаписване и поправяне.
Какво правим ние вместо това: Изграждаме отдел от специализирани програми, които работят заедно според задачите и правилата във Вашата фирма. След пускането го поддържаме според избраното ниво на поддръжка. Настройката и поддръжката са наша работа, така че не се налага да разучавате програмите сами след работа.
Можете да си представите този отдел като малък екип с отговорник. Той познава Вашите правила, подготвя работата стъпка по стъпка, проверява я по подробен списък и оставя готовия резултат на бюрото Ви. Вие преглеждате и одобрявате.
Например: ако всеки вторник трябва да излезе публикация за нова услуга, отделът сам събира фактите от Вашия сайт, написва текста на правилен български език, подготвя изображението и оставя черновата за преглед на телефона Ви. Вие не търсите идеи, не пишете и не форматирате.
2. Как одобрявате работата от телефона си?
Какво става, ако програмата сгреши в текст за клиент? Затова работим по следното правило: програмите с изкуствен интелект подготвят черновата, а човекът взема решението.
Какво изисква Вашето изрично одобрение?
- Публикуване в интернет: Нито една публикация, статия, снимка или видео не излиза в социалните мрежи, преди да ги прегледате.
- Изпращане на писма и съобщения: Нито един имейл или отговор до клиент не напуска пощенската кутия, преди да сте го прегледали.
- Плащания и финансови документи: Програмите никога нямат право да нареждат преводи, да променят банкови данни или да издават окончателни фактури самостоятелно.
- Промени по сайта и данните: Важните промени в базите данни, където работещите Ви системи съхраняват информация, или в записите за клиенти изискват човешко потвърждение.
Как изглежда това в ежедневието?
Не е нужно да седите пред компютър. Когато дадена задача е завършена, получавате известие на телефона си. Отваряте задачата в списъка, виждате готовия текст или документ и с едно докосване избирате:
- Одобрявам: Текстът или документът се публикува или изпраща едва след одобрението Ви.
- Връщам за корекция: Написвате едно изречение (например: „Направете текста по-кратък“) и отделът преработва черновата по новите указания.
- Редактирам на място: Ако искате да смените само една дума, я поправяте веднага преди одобрението.
Нищо не стига до Вашите клиенти без Вашето одобрение.
3. Как подготвяме и свързваме Вашия отдел?
Подготвяме отдела по ясен график. Всяка стъпка добавя конкретна възможност за Вашия бизнес.
Започваме с предварителен анализ на работните процеси за 300 €. Тази сума се приспада от изработката, ако я поръчате.
Подготовката преминава през следните стъпки:
Стъпка 1: Анализ на работния процес и правилата (300 €, приспада се от изработката, ако я поръчате)
- Какво правим: Заедно описваме кои са най-досадните повтарящи се задачи във фирмата Ви, кои хора ги вършат сега и какви са точните правила (какво се допуска и какво е абсолютно забранено).
- Какво получавате: Подробен план на Вашия бъдещ отдел с роля за всяка програма и ясни насоки кои задачи биха отнемали по-малко време на екипа Ви.
Стъпка 2: Свързване на фирмения уебсайт и фирмените източници
- Какво правим: Зареждаме Вашите реални услуги, актуални цени, чести въпроси и материали в защитено място, откъдето програмите ползват информацията.
- Какво получавате: Отделът ползва само информацията, която сте одобрили. Когато нещо липсва, пита Вас.
Стъпка 3: Свързване на профилите в социалните мрежи (Facebook, Instagram, LinkedIn)
- Какво правим: Свързваме Вашите страници чрез официални и сигурни връзки, настроени в режим на предварителни чернови.
- Какво получавате: Редовни публикации, без да ги подготвяте сами. Отделът изготвя текстове, поредици от изображения за прелистване и кратки видеа по график. Вие ги преглеждате и одобрявате.
Стъпка 4: Свързване на фирмения имейл и клиентските запитвания
- Какво правим: Свързваме входящата поща или контактната форма на сайта при спазване на европейските правила за защита на данните.
- Какво получавате: При ново запитване отделът подготвя точен и вежлив отговор на български език според Вашите материали. Черновата е готова за Вашия преглед, вместо клиентът да чака с дни.
Стъпка 5: Свързване на Google Business Profile (профилът Ви в Google Карти и търсенето)
- Какво правим: Свързваме профила на Вашия обект или клиника в Google.
- Какво получавате: Профилът Ви редовно се обновява с актуално работно време, събития и снимки на услугите, за да Ви намират хората, които търсят наблизо.
Искате ли да видите как това би изглеждало във Вашия бизнес?
Не е нужно да гадаете откъде да започнете. Заявете предварителен анализ на работните процеси за 300 €, който се приспада от изработката, ако я поръчате. Ще разгледаме Вашите реални задачи и ще Ви покажем къде отделът би спестил време на екипа Ви под Ваш надзор.